Poniżej zamieszczamy parę przykładów poprawnego słownictwa i określeń używanych w korespondencji biznesowej.

Jeżeli nie znamy nazwiska swojego adresata, nie wiemy też czy jest to kobieta czy mężczyzna, początek wiadomości powinien brzmieć „Dear Sir or Madam”, w zakończeniu natomiast piszemy „Yours faithfully".
Jeżeli znamy nazwisko adresata oraz jego płeć, najlepiej ułożyć wiadomość według schematu:
„Dear Mr Smith (Dear Mrs Smith) ...... Yours sincerely.”.
Jeśli natomiast e-mail jest adresowany do kilku osób, których nie znamy, używamy zwrotu „Dear Sirs”

Polecamy: Analiza otoczenia biznesowego firmy

W praktyce w korespondencji biznesowej (mailowej, niezbyt formalnej) często listy są zatytułowane: „Dear Imię” lub „Dear Mrs Nazwisko” a w podpisie najczęściej widnieje „Best regards” lub „Regards”.

Dalsza część wiadomości powinna wyjaśniać powód napisania listu. Jeżeli nawiązujemy do czegoś związanego bezpośrednio z firmą, z którą się kontaktujemy, możemy napisać: „With reference to…” (Nawiązując do…) lub „Further to…” (W nawiązaniu do…).

Można także użyć następujących zwrotów: „I am writing to...", „I am writing with regard to...”, „I am writing on behalf of...” – ten ostatni zwrot oznacza dosłownie „Piszę w imieniu…".

Poniżej zamieszczamy kilka przykładów rozwinięcia wiadomości: