Używanie poczty elektronicznej stało się tak powszechne, że ograniczyło osobiste kontakty między ludźmi. Drogą mailową wysyłamy swoje dokumenty, kiedy szukamy pracy i załatwiamy sprawy służbowe.

Kiedy wysyłamy maile, podajemy jednak informację niepełną, pozbawioną istotnych elementów, co może być negatywnie odebrane przez adresata. Z drugiej strony sami otrzymujemy komunikat zwrotny, który często jest wyrwany z kontekstu. Taka sytuacja może prowadzić do wielu nieporozumień. Aby tego uniknąć powinniśmy wiedzieć, w jakich sytuacjach lepiej jest zrezygnować z kontaktu mailowego i sięgnąć po telefon lub umówić się na spotkanie.

Polecamy: Grzeczność w mailach

Jeśli musimy przekazać niemiłą informację, najlepiej spotkać się osobiście. Komunikat mailowy może wydawać się chłodny, natomiast podczas bezpośredniej rozmowy możemy okazać odbiorcy swoje współczucie i spróbować go pocieszyć. Nasza mimika, gesty i ton głosu pomogą nam zminimalizować negatywny wydźwięk informacji.

Kolejną sytuacją jest przekazywanie poufnych komunikatów, które nie powinny być rozpowszechnione. Kiedy przekazujemy takie informacje w mailu, istnieje ryzyko, że trafią w niepowołane ręce. Wystarczy, że adresat zostawi włączony komputer i nie wyloguje się z poczty elektronicznej.

Kontakt osobisty lub telefoniczny jest wskazany również wtedy, gdy chcemy być dobrze zrozumiani. Odbiorca może niewłaściwie zinterpretować informację tekstową. Podczas bezpośredniego kontaktu nasz rozmówca w każdej chwili może się upewnić, czy dobrze rozumie daną kwestię.