W celu sformułowania zapytania ofertowego jest nam potrzebny szereg niezbędnych informacji o odbiorcach. Informacje takie zazwyczaj czerpiemy z ogłoszeń prasowych, reklam, ulotek, prospektów, folderów, stron internetowych oraz przesłanych przez firmy ofert. Analiza zebranych informacji o możliwościach zakupu poszukiwanych surowców i materiałów jest gwarancją pełnego sukcesu na konkurencyjnym rynku. Treść zapytania ofertowego może mięć charakter wstępny, ogólny lub szczegółowy.

Treść wstępnego zapytania ofertowego może zawierać:

• skierowanie uwagi na rodzaj nawiązania kontaktu oraz wzmiankę o własnej firmie,
• rodzaj towarów lub usług, którymi aktualnie jesteśmy zainteresowani,
• możliwy termin do realizacji zakupu towarów lub usług,
• zapytanie, czy adresat jest zainteresowany współpracą z nami,
• termin oczekiwanej odpowiedzi.

Polecamy: Podpis w korespondencji handlowej

W zapytaniu ofertowym należy podać z jakiego źródła uzyskaliśmy informację o danym producencie.

Ogólne zapytanie ofertowe różni się od wstępnego tym, że służy przede wszystkim przedstawieniu swoich poglądów na temat towarów i usług, które chcemy zakupić. W ogólnym zapytaniu ofertowym zwracamy się z prośbą o nadesłanie nam wszystkich materiałów informacyjnych, takich jak: katalogi, prospekty, cenniki, warunki sprzedaży. W danym zapytaniu ofertowym powinny znaleźć się takie informacje, jak:

• dlaczego zwracamy się właśnie do tej firmy,
• jakie materiały informacyjne nas interesują,
• zapewnienie o możliwości nawiązania długotrwałej współpracy,
• prośba o szybką odpowiedź.