Jeśli korespondencja jest duża coraz częściej stosuje się podpisy – faksymile w kolorze niebieskim lub czarno-niebieskim, gdyż zastosowanie czarnego podpisu źle wyglądałoby na liście napisanym czarną czcionką z podpisem maszynowym w kolorze czarnym. Zastosowanie podpisu – faksymile stwarza złudzenie odręcznego podpisu.

Pod podpisem odręcznym lub faksymile umieszcza się imię i nazwisko podpisującego oraz jego stanowisko. Można również postawić w tym miejscu pieczątkę, na której także powinno się znajdować kolejno imię i nazwisko oraz poniżej stanowisko osoby podpisującej list.

Pracownicy, którzy są upoważnieni do podpisywania pism z ramienia firmy, pod zwrotem kończącym list piszą nazwę firmy lub stawiają pieczątkę firmową i przed podpisem odręcznym stawiają zwrot „z upoważnieniem – z up.” lub „w imieniu – w im.”. Następnie osoby upoważnione stawiają pieczątkę lub piszą na maszynie swoje imię i nazwisko oraz stanowisko, np:

Przedsiębiorstwo MEBLE
z up. (podpis ręczny)
Janina Kowalska
Dyrektor Finansowy

Polecamy: Urlop bez maila?

Forma ta stosowana jest przy podpisywaniu czeków lub weksli. Jeżeli pismo podpisuje pracownik z upoważnieniem lub w zastępstwie swojego kierownika to stosuje formę:

z up./ w z. Kierownik Działu
(podpis odręczny)
Imię i Nazwisko
Stanowisko

Jeżeli pismo podpisują dwie osoby, wówczas osoba na wyższym stanowisku podpisuje się po prawej stronie, a osoba na niższym stanowisku – po lewej.