W układzie blokowym każdą linijkę tekstu zaczynamy pisać od lewego marginesu przy zachowaniu podwójnego odstępu między akapitami, natomiast w układzie z akapitem znaki odstępów są umieszczone w odległości 2-5 znaków maszynowych od lewego akapitu. Coraz częściej spotyka się układ maszynowy, w którym nowe myśli są nie tylko wydzielone przez zastosowanie wcięcia w tekście, ale dodatkowo między akapitami istnieje jeszcze jeden skok.

Taka kompozycja pisma wpływa na przejrzystość treści tekstu. W korespondencji handlowej są stosowane następujące marginesy: lewy 25 mm, prawy 10 mm, górny 25-30 mm, dolny nie mniej niż 20 mm. Treść tekstu zazwyczaj dzieli się na trzy główne części:

• część pierwsza (wstępna) – wyjaśnia powód pisania listu oraz zawiera inne informacje niezbędne w działalności handlowej,
• część druga (zasadnicza) – jest poświęcona szczegółowemu omówieniu sprawy, która jest przedmiotem listu,
• część trzecia (zakończenie) – to podsumowanie głównych punktów omawianych w liście, a także wnioski sugerujące: co, kiedy, jak i przez kogo ma być wykonane.

Polecamy: Od czego zacząć wiadomość elektroniczną

Listy handlowe oprócz informacji o sposobie zakupu i dostawy towaru zawierają również wnioski, w których podane są przyczyny niezrealizowania zamówienia, reklamacje, odmowa zapłaty itp. Listy te zwierają informacje przyjemne oraz nieprzyjemne, dlatego często na potrzeby wnioskowania odchodzi się od tradycyjnej i powszechnej struktury formy listu na rzecz formy listu zalecanej w amerykańskich szkołach biznesu. List ten posiada następującą budowę: