Do części składowych listu handlowego zaliczamy:

a) nagłówek, który zawiera wszystkie dane firmy, takie jak:

• nazwa firmy
• adres
• numery telefonów, faksu, skrzynki pocztowej, elektronicznej
• numer konta bankowego
• znak firmowy

Polecamy: Ortografia w mailach

b) data pisana cyframi arabskimi, a nie rzymskimi

Nie istnieje jeden obligatoryjny sposób pisania dat. Stosowane są dowolne kolejności podawania dnia, miesiąca i roku. Rok podawany jest w całości. Należy pamiętać, że na końcu daty nie stawiamy kropki. Między poszczególnymi elementami daty możliwe jest wstawianie myślników. Nie należy stosować skrótów nazw miesięcy, czy też słowa „dzień”.

Polecamy: Jak redagować treść wiadomości

Oto przykład zapisu daty w korespondencji:

Poznań, 09.12.2009 lub Poznań, 2009-12-09

c) adres odbiorcy

Polecamy: Korespondencja w firmie

Wszystko uzależnione jest od tego czy znane jest nam imię oraz nazwisko naszego adresata, jak także jego stanowisko jakie zajmuje. Jeżeli nie są znane nam nazwiska osoby pracującej w danej firmie, korespondencja kierowana jest na adres firmy:

Przedsiębiorstwo MEBLE
ul. Poznańska 4
63-200 Jarocin

Kiedy jednak znamy imię i nazwisko adresata, jego stanowisko pismo adresujemy w następujący sposób:

Pani dr Janina Kowalska
Dyrektor Finansowy
W Przedsiębiorstwie MEBLE
ul. Poznańska 4
63-200 Jarocin

Gdy nie znamy nazwiska, ale wiemy, że dana osoba zajmuje dane stanowisko w firmie, to stosujemy następujący zapis:

Dyrektor
Przedsiębiorstwa MEBLE.