W strukturze pisma przewodniego wyróżnia się następujące części:

- wstęp, w którym poprzez zwrot grzecznościowy zwracamy się do odbiorcy;
- część zasadnicza, informująca o tym jakie dokumenty i w jakiej ilości załączamy;
- zakończenie, w którym ponownie używamy zwrotu grzecznościowego oraz podpisujemy się imieniem, nazwiskiem i stanowiskiem.

W porównaniu z korespondencją tradycyjną, w komunikacji elektronicznej pismo przewodnie ma mniejsze znaczenie. Niemniej nie można o nim zapomnieć. Warto też zastanowić się nad tym, jaki temat nadamy naszej wiadomości. To właśnie od tematu i listu przewodniego w dużym stopni zależy to, czy i kiedy odbiorca zapozna się z załącznikami.

Schemat listu przewodniego:

Szanowni Państwo

            W nawiązaniu do naszej korespondencji przesyłamy w załączeniu następujące dokumenty……………………….

                                                                                  Z poważaniem

……………………..

Podpis

……………………..

Imię  nazwisko

……………………..

Stanowisko

----------------------------

* np.:  naszą umowę ………………..

            Naszą fakturę nr…….. z dnia ………