Poczta elektroniczna zapewnia szybkość i wygodę przekazu informacji, lecz nie jest to najlepszy środek komunikacji w każdym przypadku. Sięgajmy po telefon lub umawiajmy się na spotkanie szczególnie wówczas, gdy znajdziemy się w jednej z następujących sytuacji:

• Przekazywana wiadomość jest nadzwyczaj ważna bądź poufna i nie możemy pozwolić sobie na ryzyko utraty prywatności. Jeśli treść wiadomości pod żadnym pozorem nie może trafić w niepowołane ręce, nie przekazujmy jej w e-mailu — byłoby to bardzo ryzykowne.
• Przekazywana wiadomość nie będzie miła dla odbiorcy, a nie chcielibyśmy, aby odebrano nas jako chłodnych lub obojętnych. Regułą powinno być tutaj to, że złe wiadomości przekazujemy osobiście bądź przez telefon. W ten sposób mamy sposobność nadania jej cieplejszego wydźwięku za pomocą odpowiedniej mimiki, gestów i brzmienia głosu.
• E-mail jest odpowiedni w sytuacji, gdy trzeba zawiadomić dział księgowości w firmie o obowiązkowym zebraniu pracowniczym. Jednak w przypadku konieczności przekazania informacji o redukcji zatrudnienia w tymże dziale daleko bardziej odpowiednie bedzie zorganizowanie spotkania z pracownikami. Wiadomosc rozpowszechniona za pomocą poczty elektronicznej świadczyłaby o tym, ze pracodawca jest chłodny i nie dba o uczucia swoich podwładnych.
• Istnieje ryzyko, ze wiadomość może zostać źle zrozumiana.
• Zależy nam na uzyskaniu natychmiastowej odpowiedzi.

Polecamy: SMS-owa korespondencja