Każdy z nas w swoim życiu zawodowym musiał się zmierzyć z potrzebą zredagowania różnych pism. Tych co czują, że powinni podszkolić swój warsztat pisarski, zanim zaczną męczyć się nad jakimkolwiek tekstem, zachęcamy do zapoznania się z ogólnymi zasadami redagowania korespondencji biznesowej.

Pamiętajmy, że każde pismo, które wychodzi spod naszej ręki reprezentuje nas i naszą firmę na zewnątrz, dlatego powinno być sporządzone z najwyższa kulturą redakcyjną. Bezbłędnie i przejrzyście przygotowana korespondencja przekazuje informacje odbiorcy, że nasza firma jest solidna, a jej pracownicy to prawdziwi profesjonaliści. Warto zatem poświęcić trochę czasu na to, aby poszerzyć swoja wiedzę na temat redagowania pism biznesowych.

Pismo biznesowe w stylu urzędowym

Po pierwsze wszystkie formy korespondencji biznesowej należy redagować w stylu urzędowym, którego główne cechy to rzeczowość, oficjalność, zwięzłość, przejrzystość, fachowość. Co te cechy oznaczają w praktyce? Używając stylu urzędowego należy być bardzo precyzyjnym, nie rozwijać pobocznych wątków sprawy, ale skupić się wyłącznie na jej meritum. Należy używać przejrzystych nieskomplikowanych zdań pojedynczych, stosować słownictwo jednoznaczne, ograniczyć udział pierwiastków emocjonalnych oraz stosować słownictwo specjalistyczne. W celu stworzenia przejrzystej i prostej prezentacji treści należy zastosować formy wyliczeń i wypunktowań.

Należy także pamiętać o użyciu odpowiednich zwrotów grzecznościowych oraz utrzymaniu uprzejmego tonu całej wypowiedzi. Wyznacznikami stylu urzędowego są także: stosowanie strony biernej, posługiwanie się formami nieosobowymi czasowników oraz powszechnie znanymi skrótami i skrótowcami. W piśmie powinniśmy poruszyć w sposób wyczerpujący tylko jeden problem.

Polecamy: Zlecenie usługi