Klient kierując zapytanie do firmy przeważnie wykorzystuje adres podany na stronie internetowej. Aby ułatwić identyfikacje odpowiedzi przez klienta należy tak skonfigurować skrzynkę ogólnego adresu firmy, aby w polu OD pojawiła się firma lub marka.

Gdy korespondencja prowadzona jest z konta indywidualnego sprzedawcy, w polu NADAWCA, oprócz nazwiska właściciela konta, powinna znaleźć się nazwa firmy. 

Polecamy: Podpis w korespondencji handlowej

Tytuł

Korespondencja elektroniczna wysyłana z firmy powinna mieć tytuł. Wiadomość bez tytułu jest nierozpoznawalna. Mail podobnie jak papier firmowy jest wizytówką przedsiębiorstwa i dlatego każda wychodząca wiadomość powinna zawierać stopkę z podstawowymi stałymi informacjami o firmie, zgodne z regulacjami w prawie polskim, a także dane dotyczące bezpośrednio osoby sporządzającej informację- telefon, bezpośredni mail ect.

Dane osoby kontaktowej i firmy

Obok danych kontaktowych osoby sporządzającej korespondencje ważne jest aby zawarte były ogólne dane kontaktowe firmy. Zdarza się, że potencjalny klient lub kontrahent nawiązuje ponowny kontakt po paru miesiącach, a wówczas osoba z którą wcześniej się kontaktował może być na urlopie, w delegacji lub już nie pracować i tym samym może utracić całkowity kontakt z firmą.

Bezpośrednie zwroty

Ważne przy pisaniu korespondencji handlowej wpływające na chęć podejmowania dalszych kontaktów jest pisanie w formie bezpośredniego zwracania się do klienta. Stosowanie zwrotów np: „Może Pan/Pani/Państwo nabyć”, „Możemy Pani/Panu/Państwu zaoferować” jest bardziej efektywne niż używanie form bezosobowych takich jak " posiadamy" "oferujemy" itp.