Warto pod ręką mieć wtedy gotowe zwroty i szablony, których użyjemy w mailu. To skróci czas naszego pisania, a także uchroni nas przed drobnymi błędami, które zakradają się często w pośpiechu. List tradycyjnie zaczynamy od zwrotu grzecznościowego „Dear Mr/Ms/Miss …”.

Krótki wstęp

W części rozpoczynającej mail zazwyczaj odnosimy się do wiadomości, którą otrzymaliśmy wcześniej od adresata naszego maila. Dziękujemy mu w tym miejscu za wiadomość. Możemy też przeprosić za to, że długo nie odpisywaliśmy.

Many thanks for your recent e-mail.
It was nice to hear from you lately.
I’m sorry I haven’t been in touch for such a long time.
I hope you and your family are well.

Cel wiadomości

Maile piszemy z różnych powodów: przepraszamy, zapraszamy kogoś, odpowiadamy na zaproszenie, prosimy o coś, dziękujemy za coś, gratulujemy czegoś, życzymy szczęścia, podajemy informacje.

1. Przekazywanie informacji

I thought you might be interested to hear about…
I thought you might be interested to know that…
Have you hear about …

2. Prośby

W tego rodzaju mailach oprócz wyrażenia swojej prośby, powinniśmy wyrazić także naszą wdzięczność za pomoc.

I’m writing to ask for your help.
I wonder if you could help me.
I wonder if you could do me a favour.
I’d be very grateful if you could …

Polecamy: Wiadomości do odbiorców zagranicznych

3. Przeprosiny

W takim mailu musimy powiedzieć za co przepraszamy i tłumaczymy swoje zachowanie. Możemy także zapytać, czy da się w jakiś sposób, naprawić wyrządzoną krzywdę.